Der Outbound-Prozess: vom Zielkunden bis zur Übergabe

Wer was macht

In der Arbeitsteilung, die mit dem Buch „Predictable Revenue“ bekannt wurde, sucht und qualifiziert ein Sales Development Representative neue Kontakte. Ein Account Executive führt die Verkaufsgespräche. Im Mittelstand sind das oft eine Person aus dem Innendienst und der Geschäftsführer, oder eine Agentur und der Außendienst. Die Schritte bleiben dieselben.

1. Zielkunden festlegen

Am Anfang steht das Ideal Customer Profile: Welche Firmen passen? Dazu kommen die Buyer Personas: Welche Personen darin sprechen Sie an, und was beschäftigt sie? Ein Absatz Text reicht, wenn er genau ist.

2. Liste bauen

Nach dem Profil entsteht eine Liste mit Firmen und Ansprechpartnern. Quellen sind Datenbanken, Verbände, Messekataloge, Handelsregister und eigene Recherche auf Websites. Jede Firma sollte geprüft sein: Passt sie wirklich, stimmt der Ansprechpartner noch? Eine schlechte Liste ist der häufigste Grund für schlechte Ergebnisse.

3. Botschaft schreiben

Für jede Persona eine eigene Ansprache. Sie nennt einen Anlass, ein konkretes Problem und einen kleinen nächsten Schritt, meist ein kurzes Gespräch. Was nicht hineingehört: Firmengeschichte, Produktliste, drei Fragen auf einmal.

4. Sequenz starten

Die Ansprache läuft als Sequenz: mehrere Schritte über zwei bis vier Wochen, gemischt aus Telefon, LinkedIn und, wo erlaubt, E-Mail. Software wie HubSpot plant die Schritte und nimmt Kontakte automatisch heraus, sobald sie antworten. Bei E-Mail entscheidet die Technik mit, ob die Nachricht ankommt; siehe Deliverability.

5. Antworten bearbeiten

Auf jede Antwort reagiert ein Mensch, schnell und persönlich. Wer Interesse zeigt, bekommt ein kurzes Telefonat, in dem die Grundfragen geklärt werden, zum Beispiel nach BANT. Wer „jetzt nicht“ sagt, bekommt eine Wiedervorlage. Wer „nie wieder“ sagt, kommt auf die Sperrliste.

6. An den Vertrieb übergeben

Der Termin landet im Kalender des Verkäufers, zusammen mit einer kurzen Notiz: Wer ist das, warum hat er zugestimmt, was ist schon bekannt? Ohne diese Notiz beginnt der Verkäufer bei null, und der Interessent merkt es. Vorher sollte schriftlich feststehen, was ein qualifizierter Termin ist.

7. Auswerten

Gemessen wird jede Stufe einzeln: Wie viele Kontakte wurden erreicht, wie viele haben geantwortet, wie viele Termine kamen zustande, wie viele fanden statt, wie viele wurden zu Aufträgen? So sehen Sie, wo es hakt. Wenige Antworten deuten auf Liste oder Botschaft. Viele Termine ohne Aufträge deuten auf eine zu weiche Termindefinition oder auf das Verkaufsgespräch. Die Termine fließen in Ihre Pipeline.

Wie lange das dauert

Bis Liste, Texte und Technik stehen, vergehen meist einige Wochen. Danach braucht jede Testwelle Zeit, bis alle Schritte gelaufen sind. Ein Urteil nach dem ersten Monat ist deshalb fast immer zu früh. Was Werkzeuge, Personal und Agenturen kosten, steht in der Marktübersicht.